Mai-Update: Neue Features und verbesserte Workflows

Mit dem neuesten DPMS-Release stehen Ihnen neue und verbesserte Funktionen zur Verfügung. Außerdem enthalten unsere neuen Leistungspakete DPMS-Server Core und Pro neben hilfreichen KI-Funktionen ein komplett neues Modul, um interne Audits durchzuführen.

Neue Funktion: Webhooks

Mit Webhooks erweitern wir unsere bestehenden Automatisierungsfunktionen mittels API.
Webhooks ermöglichen die eventgesteuerte Kommunikation zwischen dem DPMS und einem externen Serversystem.
Sobald ein Ereignis eintritt (z.B. Erstellung einer neuen Betroffenenanfrage), wird automatisch das angegebene externe System (Endpunkt) informiert.
Sie finden die neue Funktion im Modul Organisation > Logo, Farbe und Signatur.
Da bei der Nutzung potentiell große Datenmengen entstehen, haben wir die Anzahl an Webhooks limitiert. Alle Kunden können grundsätzlich einen Webhook anlegen. Kunden des DPMS-Server Core haben 5 zur Verfügung und Pro-Nutzer können 20 Webhooks anlegen.

Modul: Checklisten

Checklisten-Templates können jetzt Abschnitte enthalten, um Aufgaben zu gruppieren.
In der eigentlichen Checkliste erscheinen die Abschnitte als Überschriften zwischen den Aufgaben.
Zusätzlich gibt es ein neues Feld für eine Erläuterung zum Ergebnis.
Bestehende Checklisten können jetzt nachträglich mit Datensätzen verknüpft, oder wieder gelöst werden. Voraussetzung für die Verknüpfung:
- Die Checkliste darf dabei kein Template sein.
- Sie darf nicht bereits mit einem anderen Datensatz verknüpft sein.
Im Checklisten-Report werden die Farben aus dem Prüfergebnis übernommen, sodass der PDF-Report visuell ansprechender und besser lesbar ist.

Modul: Prozesse

Prozesse können jetzt mit mitgeltenden Prozessen verknüpft werden.
Dadurch lassen sich Hauptprozesse und zugehörige Unterprozesse besser abbilden.
Beim Anlegen einer Prozessversion können Sie außerdem jetzt entweder ein BPMN-Diagramm erstellen oder eine Bilddatei hochladen.

Modul: Dienstleister/Lieferanten

Im Bereich Dienstleister gibt es jetzt ein Verlaufsdiagramm zur Risikobewertung.
Es zeigt, wie sich das Risiko über die Zeit entwickelt hat.
Wenn sich die Risikoeinstufung ändert, wird das im Verlauf sichtbar.
Der Nutzen liegt vor allem darin, Entwicklungen und Veränderungen schneller zu erkennen.

Modul: Maßnahmen

Das Maßnahmen-Modul wurde strukturell überarbeitet. Der Ablauf ist jetzt klarer gegliedert:
- Maßnahme definieren
- Umsetzung und mögliche Auswirkungen dokumentieren
- Wirksamkeitsprüfung nach Umsetzung durchführen

Modul: Managementsysteme

Ab sofort können Sie ein Team definieren, das für den Aufbau und die Pflege Ihres Managementsystems zuständig ist (z.B. ISMS-Team oder QM-Team). Hierfür steht auf Ebene des jeweiligen Managementsystems in der oberen Menüleiste eine Funktion zur Verfügung, um Beschäftigte bzw. Rollen zu verknüpfen.
Bei der Bewertung einzelner Anforderungen eines Managementsystemkatalogs können jetzt nicht nur neue Maßnahmen erstellt, sondern auch bestehende Maßnahmen verknüpft werden.

Modul: Verarbeitungstätigkeiten

Verarbeitungstätigkeiten können jetzt Standorten zugewiesen werden.
Wenn bereits ein Gerät zugeordnet ist, ergibt sich der Standort automatisch über das Gerät.
Ohne Gerät kann der Standort manuell gesetzt werden.
Die Zuordnung dient aktuell vor allem der Übersicht. Sie hat keine Auswirkungen auf Exporte oder Reporting.

Modul: Systemlandschaft > Standorte > Geräte

Bestehende Geräte können jetzt dupliziert werden.
Zusätzlich können ganze Standorte als Vorlage für Mandanten markiert werden.
Damit lassen sich Musterstandorte mit fertigen Zonen und Geräten anlegen. Das ist besonders nützlich für Berater-Setups und standardisierte Rollouts.
Für das Feld Betriebssystem gibt es jetzt eine automatische Vervollständigung. Vorschläge kommen aus den bereits vorhandenen Daten.
Ziel ist ein einheitliches Wording im System. So lassen sich Betriebssysteme später besser auswerten, z. B. für End-of-Life-Analysen.

Weitere Optimierungen

Tabellen / Filter: Es erscheint ein roter Warnhinweis unterhalb von Tabellen, wenn mehr Datensätze ausgewählt wurden, als nach Nutzung eines Filters angezeigt werden.
Neue Aufgabenübersicht: In der Benutzeransicht für Systemadministratoren können Administratoren mit Klick auf „Aufgaben“ alle offenen Aufgaben des jeweils ausgewählten Benutzers einsehen – über alle Mandanten hinweg.
Excel-Export für mandantenspezifische Auswertungen: In den Mandantenverwaltung gibt es jetzt einen Excel-Export für bestimmte Tabellen. Betroffen sind Schulungsübersichten und die Journalansicht.
Bessere Darstellung bei fehlenden Schreibrechten: Für Benutzer, die lediglich Leserechte besitzen, wurde die Oberfläche verbessert. Alle Felder, die nicht bearbeitet werden können, sind grau hinterlegt und nicht anklickbar.
Mehrfachauswahl im Dokumentenmodul: Im Dokumentenmodul wurde eine Mehrfachauswahl ergänzt. Damit können mehrere Dateien auf einmal gelöscht werden.
Modul: Schulungen: Überall im System wurde der Begriff „Zertifikat“ durch „Teilnahmebestätigung“ ersetzt. Ausnahme: Die interne Bezeichnung „Zertifikat-ID“ bleibt bestehen. Hintergrund ist eine rechtliche bzw. inhaltliche Abgrenzung, damit das E-Learning nicht als klassische Weiterbildung verstanden wird.
Modul: Beschäftigte > Abteilungen: In der Abteilungsansicht können Mitarbeitende jetzt direkt verwaltet werden. Es ist möglich, einen oder mehrere Beschäftigte mit einem Klick hinzuzufügen oder zu entfernen.

Neues Modul: Interne Audits

Für Kunden der Pakete DPMS-Server Core und Pro steht ab sofort ein neues Modul zur Verfügung, um interne Audits durchzuführen. Es bietet deutlich mehr Funktionen als die weiterhin bestehende Funktion „Selbst-Audits“.
Insbesondere ist das Modul angelehnt an Managementsystemnormen wie die ISO 9001 und ISO 27001, die die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits fordern.
In unserem Hilfecenter stellen wir umfangreiche Anleitungen zur Nutzung des Moduls zur Verfügung.

Sie möchten das neue Modul nutzen? Hierfür ist ein Wechsel auf eines unserer neuen DPMS-Server-Pakete nötig. Gerne beraten wir Sie bei der Wahl des passenden Paketes.